Word Rechtschreibprüfung - Rechtschreibung und Grammatik im Dokument prüfen

Eine Dokumentprüfung ist besonders hilfreich, wenn sie vollständige Sätze statt einzelner Wörter berücksichtigt. Rechtschreibvorschläge können häufige Tippfehler, fehlende Buchstaben, doppelte Wörter und falsch geschriebene Begriffe finden. Eine Grammatikprüfung kann auf Kongruenz oder Zeitformen hinweisen; die Zeichensetzungsprüfung markiert Stellen, an denen ein Komma oder ein klarer Satzabschluss fehlen könnte.

Das Werkzeug prüft nur den Text, den Sie einfügen. Es sieht weder Word-Kommentare und Formatvorlagen noch Kopfzeilen, Seitenumbrüche, formatierte Tabellen oder Dokumenteinstellungen. Wenn beim Kopieren einer Tabelle der Zusammenhang zwischen Spalten verloren geht, kontrollieren Sie auch jede Zelle in Word. Prüfen Sie lange Berichte abschnittsweise, damit Sie jeden Vorschlag leichter finden und bestätigen können.

• Verwenden Sie vollständige Sätze, wenn der Kontext die Wortwahl verändert.
• Prüfen Sie Überschriften und Bildunterschriften getrennt, wenn Sie nur den Fließtext kopiert haben.
• Kontrollieren Sie Namen, Produktbegriffe, Zitate und Zahlen manuell.

Beginnen Sie mit einer gespeicherten Dokumentkopie. Führen Sie in Word zuerst den integrierten Editor oder die Rechtschreibprüfung aus, wenn die Korrektur die Dokumenteinstellungen berücksichtigen soll. Abhängig von Version und Einstellungen kann Word die Prüfsprache verwenden und schon während der Eingabe Vorschläge anzeigen. Eine zusätzliche Online-Prüfung ersetzt diese Word-Funktion nicht.

Fügen Sie anschließend einen sinnvollen Abschnitt in das Prüfwerkzeug ein und wählen Sie die Sprache dieses Abschnitts. In mehrsprachigen Dokumenten können für verschiedene Absätze unterschiedliche Prüfsprachen gelten; prüfen Sie diese Teile daher getrennt. Kehren Sie nach dem Lesen des Ergebnisses zu Word zurück und übernehmen Sie bestätigte Änderungen im Zusammenhang. Ein letzter Durchgang findet Übergänge, Layoutänderungen und Einzelheiten, die eine reine Textprüfung nicht beurteilen kann.

• Bewahren Sie das Quelldokument als Referenz auf.
• Prüfen Sie Überschriften, Tabellen und Fußnoten im ursprünglichen Layout.
• Lesen Sie nach einer Änderung den ganzen Absatz erneut.

Ein Korrekturvorschlag ist eine Möglichkeit, keine Anweisung. Die Wörter „seit“ und „seid“ sind beide richtig geschrieben, aber nur eines passt in den jeweiligen Satz. Ein Prüfwerkzeug kann auch Personennamen, Marken, Abkürzungen, Zitate oder Fachbegriffe missverstehen. Prüfen Sie, ob ein vorgeschlagener Wechsel Subjekt, Zeitpunkt, Menge und Blickwinkel erhält.

Wenn die Änderung mehr als einen klaren Tippfehler betrifft, vergleichen Sie den Satz mit dem davor und danach. Ein Grammatikvorschlag kann einen Satz flüssiger machen, aber auch die Betonung ändern oder weniger nach Ihrer Stimme klingen. Behalten Sie eine beabsichtigte Formulierung bei. Bei formellen oder technischen Dokumenten können Sie außerdem einen Stilratgeber oder eine Fachperson hinzuziehen.

• Prüfen Sie die Bedeutung, bevor Sie ein Ersatzwort übernehmen.
• Behandeln Sie Fachbegriffe und zitierte Texte besonders sorgfältig.
• Verwenden Sie eine einheitliche englische Variante für englische Schreibweisen und Zeichensetzung.

Keine automatisierte Word-Rechtschreibprüfung findet jeden Fehler. Ein Satz kann grammatikalisch korrekt sein und trotzdem ein falsches Datum, eine fehlende Anforderung, eine unbelegte Aussage oder einen unklaren Verweis enthalten. Bei Verträgen, Lebensläufen, wissenschaftlichen Arbeiten, Kundenmitteilungen und anderen wichtigen Dokumenten bleibt menschliches Korrekturlesen entscheidend. Prüfen Sie Fakten anhand ihrer Quelle, statt sich auf einen Sprachvorschlag zu verlassen.

Für ein Ergebnis sendet das Werkzeug eingefügten Text an den Rechtschreibdienst der Website. Senden Sie keine vertraulichen, persönlichen, regulierten oder unveröffentlichten Inhalte, sofern Ihre Organisation den Dienst und die Datenverarbeitung nicht erlaubt. Nutzen Sie bei sensiblen Inhalten ein genehmigtes lokales Werkzeug oder die Korrektur auf Ihrem Gerät in Word. Beim Kopieren auf eine andere Seite gehen außerdem Layout und Dokumentmetadaten aus der Prüfung heraus.

• Verwenden Sie kurze Abschnitte bei spezialisierten Dokumentteilen.
• Ein fehlerfreies Ergebnis bestätigt nicht die Richtigkeit von Fakten.
• Verarbeiten Sie vertrauliche Inhalte nur mit zugelassenen Werkzeugen.