Word文書のスペルチェック - 文書のスペルと文法を確認

文書の校正は、単語だけでなく文全体の文脈を確認すると役立ちます。スペルチェックではよくある入力ミス、文字の抜け、重複した単語、誤った表記を見つけられます。文法チェックは主語と述語のつながりや時制の傾向を示し、句読点チェックは読点や文末の区切りが必要そうな箇所を見つけます。

このツールが確認するのは貼り付けたテキストだけです。Wordのコメント、スタイル、ヘッダー、改ページ、書式付きの表、文書設定は確認できません。表をコピーしたときに列の対応関係が失われた場合は、Wordで各セルも見直してください。長い報告書は節ごとに確認すると、修正候補の場所を特定して検証しやすくなります。

• 文脈で単語の意味が変わる場合は、文全体を入力してください。
• 本文だけをコピーしたときは、見出しとキャプションを別に確認します。
• 人名、製品名、引用、数値は手動でも照合してください。

まず文書の保存済みコピーを用意します。文書の設定を踏まえた校正が必要な場合は、Wordに組み込まれたエディターやスペルチェックを先に実行してください。バージョンや設定によっては、文書の校正言語を使い、入力中に候補を表示できます。オンラインでの別チェックは追加の見直しであり、Wordの機能の代わりではありません。

次に、意味のまとまりがある節をチェック欄に貼り、その箇所で使う言語を選びます。複数の言語が含まれる文書では、段落ごとに校正言語が違う場合があるため、それぞれを分けて確認してください。結果を読んだらWordに戻り、承認した修正を文脈の中で反映します。最後に文書全体を読み直すと、文章だけのチェックでは見えない接続、レイアウト、細かな内容を確認できます。

• 元の文書を参照用として残してください。
• 見出し、表、脚注は元のレイアウトで見直してください。
• 修正を反映した後は段落全体を読み直してください。

修正候補は提案であって、必ず従う指示ではありません。「はし」は「橋」「箸」「端」のどれも表記として成り立ちますが、文に合うのは一つだけです。チェックツールは人名、ブランド名、略語、引用、専門用語を正しく解釈できないこともあります。変更によって主語、時点、数量、視点が変わらないか確認してください。

明らかな誤字を直す以上の変更が提案されたら、前後の文と一緒に比較します。文法の提案で文章が滑らかになる一方、強調点が変わったり、書き手らしさが薄れたりする場合があります。意図的な表現なら元の文を残してください。正式な文書や技術文書の表現が重要なときは、スタイルガイドや分野の専門家にも確認します。

• 別の語を採用する前に、意味が変わらないか確認します。
• 専門用語と引用文は特に注意して見直します。
• 英語のスペルや句読点を使う箇所では、米国式と英国式を統一します。

自動のWordスペルチェックですべての問題を見つけることはできません。文法的に正しい文でも、日付が間違っていたり、条件が抜けていたり、根拠のない主張や分かりにくい参照が含まれていたりします。契約書、履歴書、学術課題、顧客への連絡など、正確さが大切な文書では、人による校正も必要です。言語上の提案に頼らず、事実を情報源と照合してください。

結果を作成するため、チェック欄に貼り付けたテキストはサイトのスペルチェックサービスに送信されます。組織がサービスとデータの取り扱いを認めていない限り、機密情報、個人情報、規制対象情報、未公開情報を送信しないでください。機密性が心配な場合は、承認されたローカルツールかWordの端末内校正を使います。別のページへコピーすると、Wordのレイアウトと文書メタデータも確認対象から外れます。

• 専門的な内容を含む文書は短い範囲に分けて確認します。
• エラーがない結果でも、事実が正しいとは限りません。
• 機密情報は組織が承認したツールで扱ってください。